Penagihan Tunggakan Santri

Materi

1. Pada tanggal 11 setiap bulan (menyesuaikan hari aktif kerja), Bidang Tata Usaha membuat daftar santri yang belum membayar SPP disesuaikan dengan laporan pembayaran santri, meliputi jumlah tunggakan dan durasi keterlambatan.
2. Bidang Tata Usaha melakukan follow-up secara rutin (setiap hari Rabu) kepada orangtua/wali santri mengenai tunggakan. Pemberitahuan ini dapat disampaikan melalui pesan WhatsApp.
3. Jika tunggakan belum dibayar selama 60 hari, Bidang Tata Usaha membuat dan mengirimkan Surat Maklumat Pertama, yang terdiri dari:
   1. Rincian tunggakan.
   2. Batas waktu pembayaran maksimal selama 1 bulan.
   3. Konsekuensi keterlambatan: Penangguhan hak mengikuti ujian atau kegiatan belajar mengajar.
4. Jika setelah pengiriman Surat Maklumat pertama, tunggakan masih belum dibayarkan, maka Bidang Tata Usaha membuat dan mengirimkan Surat Maklumat Kedua dengan rincian yang sama pada poin nomor 3, dengan disertai tambahan informasi bahwa santri akan dipulangkan dan baru diperbolehkan kembali ke pesantren setelah seluruh tunggakan telah dilunasi.
5. Jika setelah pengiriman Surat Maklumat kedua, tunggakan dalam batas waktu 1 bulan masih belum dilunasi, maka Bidang Tata Usaha membuat dan mengirimkan Surat Maklumat Perpulangan dengan keterangan bahwa santri baru diperbolehkan kembali ke pesantren setelah seluruh tunggakan telah dilunasi.
6. Jika orangtua/wali santri telah melunasi tunggakan, maka Bidang Tata Usaha segera mencatat pembayaran, mengeluarkan kwitansi resmi, dan memperbarui status pembayaran santri.
7. Jika terjadi musibah atau bencana alam yang menimpa santri/wali santri, maka poin nomor 3-5, dapat disesuaikan dengan hasil koordinasi/musyawarah Bidang Tata Usaha dengan wali santri.

Pihak Terkait

• Bidang Tata Usaha
• Orangtua/wali santri

Terminologi

• Tunggakan: Jumlah biaya yang belum dibayar oleh santri/wali santri yang melewati batas waktu yang telah ditentukan, meliputi: biaya masuk, biaya SPP, biaya daftar ulang tahunan, dll.

Keterangan

• Nomor SOP: TU-SOP-016.05.09.2024
• Diresmikan: 5 September 2024
• Pembaruan: 10 Maret 2025
• Tim Penyusun:
  • Halimatus Safitri – Kepala Bidang Tata Usaha
• Tinjauan dan Validasi:
  • Sri Lestari- Bendahara Yayasan