Zona Sintesa

Working Smart Together

Respon dan Follow Up PSB

Proses pemasaran atau marketing Penerimaan Santri Baru (PSB) berjalan terus sepanjang tahun.

Respon dan Follow Up PSB berorientasi agar calon wali/santri (leads) merasa dilayani secara personal dengan tetap mencapai target yang diharapkan (closing).

Traffic Sources

Calon wali/santri (leads) datang melalui 2 traffic sources (sumber):

  1. Paid
  2. Organic

Paid

Pesantren Sintesa menggunakan Meta Ads (digital advertising) sebagai strategi utama untuk mendatangkan traffic atau leads.

Organic

Leads yang datang melalui organic bisa berasal dari:

  1. Web profile atau sintesa.net
  2. Social media official (Instagram dan Facebook)
  3. Teman/kerabat

Semua traffic sources (paid dan organic) akan diarahkan ke nomor Sintesa Center, dan harus melalui proses penanganan yang telah diatur oleh sistem.

Pembagian Workflows

Pembagian tahapan pelayanan CS terhadap seluruh leads yang masuk ada 3, yaitu:

  1. Greeting
  2. Respon
  3. Follow Up

Greeting

Tanggapan awal yang dilakukan ketika ada leads baru.

Respon

Proses pelayanan dan percakapan yang dilakukan setelah Greeting, ketika ada pertanyaan yang diajukan oleh calon wali/santri (leads).

Follow Up

Menindaklanjuti leads yang belum memberikan tanggapan lebih lanjut setelah dilakukan Greeting atau Respon.

Dibagi menjadi 2 jenis:

  1. Follow Up Minat
  2. Follow Up Hangat

CATATAN:

  1. Follow Up dilakukan menggunakan template yang sudah diatur di dalam Guideline ini.
  2. Jenis Follow Up mana yang akan digunakan, menyesuaikan kondisi percakapan terakhir dengan leads.

* * *

Greeting

TUJUAN:

  1. Membangun awareness dan memberikan first impression yang positif.
  2. Mendapatkan data nama dan asal derah/kota/kabupaten.

Saat ada lead baru yang menghubungi nomor Sintesa Center, lead tersebut masih belum jelas kategorinya.

Jika tidak spesifik tentang PSB, maka respon sesuai aturan yang sudah ditetapkan di luar Guideline ini. Jika berkaitan dengan PSB, maka ada greeting yang harus diberikan, yaitu:

  • Pesan 1 (Salam): Assalamu’alaikum/Wa’alaikumussalam. Perkenalkan, saya Kholis.
  • Pesan 2 (Greeting): Pesantren Sintesa fokus pada tahfidz Quran dan bisnis digital (entrepreneur), mendidik para santri menjadi pengusaha/profesional yang hafal Quran, insya Allah.
  • Pesan 3 (Pertanyaan): Mohon maaf, ini dengan siapa dan dari kota/daerah mana?

CATATAN:

  1. Untuk memberikan kesan personal, ketiganya harus menjadi pesan yang terpisah, tidak dijadikan satu.
  2. Jika leads yang datang langsung memberi pertanyaan (bertanya), CS harus langsung berikan pelayanan informasi sesuai yang diminta/ditanya oleh leads. Pesan 3 bisa dilakukan sambil melayani leads.

Respon

TUJUAN:

  1. Agar leads merasa puas dan jelas dengan informasi terkait PSB yang diberikan.

Bentuk respon dibagi menjadi 2:

  1. Natural
  2. Template

Respon natural diperlukan saat ada pertanyaan yang tidak termasuk FAQ (Frequently Asked Questions) atau pertanyaan yang sering ditanyakan.

Respon template dilakukan untuk menjawab FAQ dari lead, meliputi:

  1. Alamat pesantren
  2. Biaya pendaftaran
  3. Program atau kurikulum
  4. Jadwal agenda kegiatan

CATATAN:

  1. Dalam melakukan respon (baik natural ataupun template) diharapkan ada gambar/media pendukung yang juga diberikan kepada calon wali/santri (leads).
  2. Redaksi respon template disepakati oleh tim PSB, tidak diatur di dalam sistem secara khusus, karena dinamis dan memungkinkan untuk terjadinya perubahan/penyesuaian secara berkala.

Follow Up Minat

TUJUAN:

  1. Menindaklanjuti leads yang tidak memberikan tanggapan setelah mendapat Greeting.
  2. Menambah awareness Pesantren Sintesa.
  3. Mengetahui apakah leads tersebut tertarik dengan PSB atau tidak.

ISI PESAN:

  • Pesan 1 (Soft selling): Alhamdulillah, banyak santri dan alumni Pesantren Sintesa yang berhasil membangun bisnis, memiliki penghasilan mandiri, mengelola tim, dan berkarir di dunia kerja profesional, tapi juga tetap aktif berperan sebagai da’i di tengah masyarakat.
  • Pesan 2 (Foto & Gambar): Berikut ini prestasi santri dan alumni.
  • Pesan 3 (Pertanyaan): Rencana yang mau masuk ke Pesantren Sintesa saat ini usia berapa?

Follow Up Hangat

TUJUAN:

  1. Menindaklanjuti leads yang terhenti setelah mendapat Respon.
  2. Semakin menambah awareness.
  3. Mengingatkan calon wali/santri (leads) untuk melanjutkan pendaftaran.

ISI PESAN-A:

  • Pesan 1 (Info Fasilitas): Pesantren Sintesa menyediakan fasilitas lengkap yang mendukung kenyamanan belajar para santri. Asrama, dipan+kasur, wifi high-speed, lapangan futsal, masjid, ruang belajar ber-AC, dan working space.
  • Pesan 2 (Foto & Gambar): Berikut ini foto fasilitas yang ada di Pesantren Sintesa.
  • Pesan 3 (Promo, kalau ada): Kami sedang ada promo diskon biaya masuk sebesar [sebutkan nominal], harusnya [sebukan nominal] menjadi hanya [sebutkan nominal]. Promo berlaku sampai [sebutkan tanggal, bulan, dan tahun].

ISI PESAN-B:

  • Pesan 1 (Info Fasilitas): Selain pembelajaran bisnis, Pesantren Sintesa juga mempelajari yang lainnya, seperti Tahfidz Quran, muhadharah (pidato, khutbah, kepemimpinan), dan juga event rutin yang dikelola dan dilaksanakan dengan profesional, insya Allah.
  • Pesan 2 (Foto & Gambar): Berikut ini foto kegiatan selain pembelajaran bisnis.
  • Pesan 3 (Pertanyaan): Terkait pendaftaran, ada yang bisa kami bantu?

CATATAN:

  1. Dalam menjalankan Follow Up Hangat, untuk PESAN-A dikirim lebih dahulu, dilanjutkan PESAN-B beberapa hari/waktu kemudian.

Keterangan

  • Nomor Guideline: GL-003.29.11.2024
  • Diresmikan: 29 November 2024
  • Pembaruan: –