Zona Sintesa

Working Smart Together

Pelaksanaan Outbound

Outbound adalah kegiatan tahunan yang dilakukan Pesantren Sintesa, bertujuan untuk mengembangkan karakter disiplin, tanggungjawab, dan ketahanan mental santri. Selain itu juga untuk meningkatkan kerjasama antar santri, meningkatkan kepercayaan diri dan keterampilan lainnya yang bermanfaat dalam kehidupan sosial.

Penguatan nilai-nilai keagamaan melalui tadabur alam saat outbound sangat diharapkan, dan yang tidak kalah penting adalah membangun kenangan indah kebersamaan antar santri.

Susunan Panitia

  • Steering Committee : Pengurus Lembaga
  • Ketua Panitia :
  • Koordinator Kegiatan :
  • Transportasi dan Venue :
  • Konsumsi :
  • Dokumentasi :

Rapat Kepanitiaan

  • Rapat dilakukan satu pekan sebelum pelaksanaan dan dipimpin oleh ketua panitia, dilanjutkan dengan simulasi dan gladi resik sederhana pelaksanaan kepanitiaan.

Ketua Panitia

Penanggung Jawab:

Tugas dan tanggung jawab:

  1. Koordinasi Umum: Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan.
  2. Pengambilan Keputusan: Menentukan kebijakan dan arah kegiatan.
  3. Komunikasi: Menjadi penghubung antara panitia, pihak terkait, dan peserta.
  4. Penyusunan Laporan: Bertanggung jawab atas penyusunan laporan akhir kegiatan.

Transportasi dan Venue

Penanggung Jawab:

Persiapan:

Persiapan kendaraan dan pemilihan lokasi dilakukan satu pekan sebelum pelaksanaan kegiatan Outbound.

Pemilihan Lokasi

  1. Kriteria Pemilihan:
  • Keamanan Venue (aman dari binatang buas, aman dari bencana alam, ada tim keamanan).
  • Fasilitas (area ganti, toilet, parkir).
  • Aksesibilitas (tidak terlalu jauh dari kota atau keramaian, akses jalan mudah dijangkau).
  • Area cukup luas dengan akses air bersih yang mudah.
  • Kapasitas venue untuk jumlah peserta.

     2. Instrumen Pemilihan Lokasi:

  • Buat daftar beberapa lokasi yang memenuhi kriteria.
  • Lakukan survei lokasi secara langsung.
  • Buat penilaian berdasarkan kriteria di atas.
  • Diskusikan dengan panitia untuk memilih lokasi terbaik.

Pemilihan Transportasi

     1. Pemilihan Transportasi:

  • Buat daftar alternatif transportasi (bus, mobil pribadi, transportasi umum).
  • Lakukan survei biaya dan kondisi kendaraan.
  • Kendaraan harus sesuai standar tidak modifikasi.

     2. Pengaturan Tempat Duduk

  • Lakukan pendataan jumlah peserta, pastikan kendaraan yang dipakai berkapasitas cukup untuk seluruh peserta dan pendamping.
  • Buatkan nomor untuk masing-masing tempat duduk agar penataan lebih mudah.

Catatan:

  1. Pilih beberapa vendor yang sesuai dengan kriteria, kemudian diskusikan dengan panitia untuk melakukan pemilihan yang terbaik.
  2. Pastikan perizinan lokasi sudah diurus, baik kepada pihak pengelola tempat maupun kepada otoritas setempat (jika diperlukan).
  3. Lakukan negosiasi harga lokasi dan biaya transportasi.
  4. Semaksimal mungkin untuk mendapat biaya terbaik namun jangan sampai mempengaruhi faktor keamanan dan kenyamanan santri.
  5. Jalin komunikasi yang baik dengan vendor lokasi dan transportasi.

Prosesi:

  1. Kendaraan diarahkan untuk parkir di timur masjid.
  2. Siapkan playlist lagu yang bernuansa islami untuk diputar saat diperjalanan.
  3. Berikan playlist lagu tersebut kepada sopir/kernet kendaraan, dan jelaskan mengenai lagu yang boleh diputar.
  4. Seluruh peserta diminta untuk berkumpul di masjid dahulu sebelum naik kendaraan untuk diberi arahan mengenai keselamatan saat dijalan.
  5. Peserta diminta untuk menaiki kendaraan dan duduk sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.
  6. Pastikan seluruh peserta telah menaiki kendaraan sesuai dengan seharusnya.
  7. Pastikan untuk menyampaikan ke sopir agar hati-hati dijalan dan tidak perlu mengebut.
  8. Sesaat setelah sampai lokasi tujuan, absen kembali seluruh peserta sebelum memasuki area camping.
  9. Pastikan seluruh peserta sudah lengkap dan tidak ada barang bawaan yang tertinggal di dalam kendaraan.
  10. Laporkan kepada ketua panitia setelah pekerjaan selesai.

Catatan:

  1. Pastikan seluruh santri dan barang bawaan telah dinaikkan seluruhnya ke dalam kendaraan.
  2. Lakukan pendampingan dan kontroling saat didalam kendaraan, hal yang perlu diperhatikan adalah: kemungkinan santri mabuk kendaraan, kondusifitas di perjalanan, playlist lagu yang sesuai.
  3. Koordinasi dengan PJ kesehatan terkait obat-obatan yang dibutuhkan jika perlu.
  4. Ulangi proses yang sama pada waktu perjalanan pulang ke pesantren.

Koordinator Kegiatan

Penanggung Jawab:

Pra Kegiatan

Persiapan:

  • Persiapan pemilihan vendor dilakukan maksimal satu pekan sebelum pelaksanaan kegiatan outbound.

Kriteria Pemilihan:

  • Pengalaman dan reputasi: Telusuri pengalaman vendor dalam menyelenggarakan kegiatan outbound, terutama untuk kelompok yang sama. Jika diperlukan cek testimoni dari client sebelumnya.
  • Keahlian dan Sertifikasi: Pastikan vendor memiliki tim yang terlatih dan bersertifikat dalam kegiatan outbound dan keselamatan.
  • Program Kegiatan: Tanyakan tentang jenis program yang ditawarkan, termasuk variasi aktivitas dan fokus pada pengembangan keterampilan dan pastikan program sesuai dengan tujuan kegiatan yang diinginkan.
  • Fasilitas dan Peralatan: Periksa kualitas dan ketersediaan fasilitas serta peralatan yang digunakan, seperti alat keselamatan, alat permainan, dan lokasi kegiatan.
  • Keselamatan dan Kesehatan: Tanyakan tentang protokol keselamatan yang diterapkan, termasuk pelatihan
  • P3K dan asuransi untuk peserta. Pastikan vendor memiliki rencana darurat untuk situasi tak terduga.
  • Fleksibilitas dan Kustomisasi: Pastikan vendor dapat menyesuaikan program sesuai dengan kebutuhan spesifik peserta, seperti tema kegiatan atau durasi.
  • Pendekatan Pembelajaran: Tanyakan tentang metode pengajaran dan pendekatan yang digunakan untuk memastikan peserta mendapatkan manfaat maksimal.
  • Biaya dan Transparansi.

Catatan:

  1. Pilih beberapa vendor yang memenuhi kriteria, kemudian diskusikan dengan panitia untuk menentukan pilihan yang terbaik.
  2. Lakukan negosiasi harga kepada vendor untuk mendapat harga terbaik dengan tidak mengorbankan kriteria yang telah dibuat.
  3. Jalin komunikasi yang baik dengan vendor.

Prosesi Pelaksanaan Kegiatan:

  1. Menerima santri dari PJ transportasi.
  2. Lakukan absensi untuk memastikan kehadiran seluruh peserta outbound.
  3. Lakukan prosesi pembukaan kegiatan dengan berdoa bersama.
  4. Dilanjutkan dengan pengarahan mengenai apa saja yang akan dilakukan selama kegiatan berlangsung.
  5. Perkenalkan nama-nama Coach outbound yang akan mendampingi kegiatan.
  6. Selanjutkan kegiatan permainan outbound diambil alih oleh vendor, PJ kegiatan ikut terlibat membantu sesuai kebutuhan dan arahan vendor.

Catatan:

  • Saat kegiatan berlangsung PJ kegiatan bertanggung jawab mengawasi kegiatan dan membantu pelaksanaan outbound agar berjalan dengan lancar.
  • Koordinasikan dengan ketua panitia dan ketua vendor outbound jika terjadi hal yang tidak terduga.
  • Lakukan proses penutupan setelah kegiatan outbound selesai dengan doa.

Kesehatan dan Keamanan

Penanggung Jawab:

Persiapan:

  1. Obat-obatan.
  2. Kotak P3K.
  3. Senter.
  4. Lampu emergency.

Petugas:

  1. PJ Kesehatan dan Keamanan.
  2. 2 orang santri.

Prosesi:

  • Tidak ada.

Catatan:

  1. Penanganan terkait permasalahan kesehatan adalah kondisional.
  2. Koordinasi dengan seluruh panitia untuk memantau keamanan dan kesehatan santri.

Konsumsi

Penanggung Jawab:

Persiapan:

  1. Snack untuk saat di perjalanan, bisa berupa: kacang, permen, dll
  2. Makan menyesuaikan.

Petugas:

  1. PJ Konsumsi.
  2. 2 orang santri.

Prosesi:

  • Tidak ada.

Dokumentasi

Penanggung Jawab:

Persiapan:

  1. Kamera.
  2. Ponsel.
  3. Tripod.
  4. Lighting.

Petugas:

  1. PJ Dokumentasi.
  2. Beberapa santri (2-3).

Prosesi:

  1. Melakukan take foto dari beberapa angle kegiatan.
  2. Melakukan take foto sebelum berangkat, saat di dalam kendaraan, saat sampai di lokasi tujuan.
  3. Melakukan take foto bersama saat sebelum keberangkatan.
  4. Melakukan take foto bersama saat di lokasi kegiatan.
  5. Melakukan foto dari beberapa angle saat kegiatan/permainan berlangsung
  6. Melakukan take foto sekreatif mungkin dari beberapa angle (dari belakang, samping).
  7. Melakukan take video untuk keperluan marketing dan sosial media jika diperlukan.
  8. Take video bisa dilakukan dengan beberapa scene pengambilan.

Goal:

  1. Produksi foto minimal 150 foto mencangkup seluruh agenda kegiatan.
  2. Produksi video minimal 2-3 menit seluruh rangkaian kegiatan.
  3. Tampilkan foto/video bahagia dan menyenangkan.

Catatan:

  • Santri yang diberdayakan (jumlah menyesuaikan).

Keterangan

  • Nomor Juknis: JN-012.06.3.2025
  • Diresmikan: 6 Maret 2025
  • Pembaruan: –