Swimming day adalah kegiatan tahunan yang dilakukan di Pesantren Sintesa, bertujuan untuk menumbuhkan keakraban dan kekompakan antar santri. Selain itu juga untuk meningkatkan keterampilan berenang, mempererat hubungan antar peserta, serta mempromosikan gaya hidup sehat.
Susunan Panitia
- Steering Committee : Pengurus Lembaga
- Ketua Panitia : Kepala Bagian Event Kepesantrenan
- Koordinator Kegiatan dan Dokumentasi :
- Transportasi dan Venue :
- Konsumsi :
Rapat Kepanitiaan
- Rapat dilakukan satu pekan sebelum pelaksanaan dan dipimpin oleh ketua panitia, dilanjutkan dengan simulasi dan gladi resik sederhana pelaksanaan kepanitiaan.
Ketua Panitia
Penanggung Jawab:
Tugas dan tanggung jawab:
- Koordinasi Umum: Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan.
- Pengambilan Keputusan: Menentukan kebijakan dan arah kegiatan.
- Komunikasi: Menjadi penghubung antara panitia, pihak terkait, dan peserta.
- Penyusunan Laporan: Bertanggung jawab atas penyusunan laporan akhir kegiatan.
Transportasi dan Venue
Penanggung Jawab:
Persiapan:
- Persiapan kendaraan dan pemilihan lokasi dilakukan satu pekan sebelum pelaksanaan kegiatan Swimming day.
Pemilihan Lokasi
- Kriteria Pemilihan:
- Keamanan kolam renang (kedalaman, kualitas air).
- Fasilitas (area ganti, toilet, parkir).
- Aksesibilitas (lokasi mudah dijangkau).
- Kapasitas kolam untuk jumlah peserta.
2. Instrumen Pemilihan Lokasi:
- Buat daftar beberapa lokasi yang memenuhi kriteria.
- Lakukan survei lokasi secara langsung.
- Buat penilaian berdasarkan kriteria di atas.
- Diskusikan dengan panitia untuk memilih lokasi terbaik.
Pemilihan Transportasi
- Pemilihan Transportasi:
- Buat daftar alternatif transportasi (bus, mobil pribadi, transportasi umum).
- Lakukan survei biaya dan kondisi kendaraan.
- Kendaraan harus sesuai standar tidak modifikasi.
2. Pengaturan Tempat Duduk
- Lakukan pendataan jumlah peserta, pastikan kendaraan yang dipakai berkapasitas cukup untuk seluruh peserta dan pendamping.
- Buatkan nomor untuk masing-masing tempat duduk agar penataan lebih mudah.
Catatan:
- Lakukan negosiasi harga lokasi dan biaya transportasi.
- Semaksimal mungkin untuk mendapat biaya terbaik namun jangan sampai mempengaruhi faktor keamanan dan kenyamanan santri.
- Jalin komunikasi yang baik dengan vendor lokasi dan transportasi.
Prosesi:
- Kendaraan diarahkan untuk parkir di timur masjid.
- Siapkan playlist lagu yang bernuansa islami untuk diputar saat diperjalanan.
- Sampaikan playlist lagu tersebut kepada sopir/kernet kendaraan, dan jelaskan mengenai lagu yang boleh diputar.
- Seluruh peserta diminta untuk berkumpul di masjid dahulu sebelum naik kendaraan untuk diberi arahan mengenai keselamatan saat dijalan.
- Peserta diminta untuk menaiki kendaraan dan duduk sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.
- Pastikan seluruh peserta telah menaiki kendaraan sesuai dengan seharusnya.
- Pastikan untuk menyampaikan ke sopir agar hati-hati dijalan dan tidak perlu mengebut.
- Sesaat setelah sampai lokasi tujuan, absen kembali seluruh peserta sebelum memasuki area kolam renang.
- Pastikan seluruh peserta sudah lengkap dan tidak ada barang bawaan yang tertinggal di dalam kendaraan.
- Laporkan kepada ketua panitia setelah pekerjaan selesai.
Koordinator Kegiatan dan Dokumentasi
Persiapan:
- Siapkan perlengkapan yang diperlukan
- Alat bantu renang (ban, pelampung).
- Perlengkapan medis (P3K).
- Perlengkapan dokumentasi (kamera, hp, tripod).
- Sosialisasi
- Lakukan sosialisasi kepada peserta dan orang tua mengenai tujuan dan jadwal kegiatan.
- Buat poster atau pamflet untuk informasi lebih lanjut.
Petugas:
- Koordinator kegiatan dan dokumentasi.
- 2 orang santri.
Prosesi
- Menerima peserta dari PJ transportasi.
- Pembukaan Kegiatan.
- Lakukan pembukaan resmi dengan sambutan dari koordinator.
- Jelaskan agenda dan tata tertib selama kegiatan.
- Pemanasan
- Arahkan semua peserta untuk melakukan pemanasan bersama sebelum mulai berenang.
- Lakukan penjelasan singkat mengenai pentingnya pemanasan dari segi kesehatan dan keselamatan sebelum berenang.
- Pastikan seluruh peserta melakukan pemanasan dengan baik dan benar.
- Kegiatan Inti
- Bagi peserta ke dalam kelompok berdasarkan kemampuan berenang (pemula, menengah, mahir).
- Lakukan sesi latihan dengan instruktur yang berpengalaman.
- Adakan perlombaan atau permainan air untuk meningkatkan semangat peserta.
- Penutupan
- Lakukan evaluasi singkat mengenai kegiatan.
- Berikan penghargaan atau sertifikat kepada peserta yang berprestasi.
- Kegiatan Pembersihan
- Pastikan area kolam renang dan sekitarnya bersih setelah kegiatan.
- Kumpulkan semua perlengkapan yang digunakan.
- Dokumentasi
- Ambil foto dan video selama kegiatan untuk dokumentasi.
- Ambil foto dan video dengan beberapa angle.
- Tampilkan foto dan video menggambarkan suasana yang gembira, menyenangkan.
- Buat video 2-3 menit yang menggambar pelaksanaan kegiatan.
Konsumsi
Penanggung Jawab:
Persiapan:
- Kardus snack.
- Beberapa snack misal: risol, lumpia, kacang, dll.
- Air mineral gelas.
- Nasi kotak (menyesuaikan).
Petugas:
- PJ Konsumsi.
- 2 orang santri.
Prosesi:
- Tidak ada.
Catatan:
- Persiapan dan pembungkusan dilakukan sebelum berangkat ke kolam renang.
- Proses bungkus dibantu dua orang santri atau sesuai kebutuhan.
- Setelah snack siap dan sudah dibungkus kardus, ditaruh di kendaraan yang akan dipakai menuju lokasi.
- Pastikan snack di posisi yang aman.
- Pembagian snack dilakukan saat istirahat dibantu oleh dua orang santri atau sesuai kebutuhan.
- Pembagian air minum menyesuaikan kebutuhan santri.
Keterangan
- Nomor Juknis: JN-005.05.03.2025
- Diresmikan: 05 Maret 2025
- Pembaruan: –