Juknis ini bertujuan untuk memberikan pedoman yang jelas dan tertib administrasi terkait proses pengunduran diri santri dari Pesantren Sintesa, baik karena alasan pribadi, pindah lembaga pendidikan, maupun alasan lainnya.
Diskusi
- Santri menyatakan pengunduran diri secara lisan ke Bidang Kepesantrenan, minimal 1 pekan sebelum rencana tanggal perpulangan.
- Bidang Kepesantrenan menginformasikan poin nomor 1 ke Bidang Tata Usaha untuk ditindaklanjuti.
- Bagian keuangan memeriksa apakah santri memiliki kewajiban biaya pendidikan yang belum tertunaikan, antara lain:
- Jalur Reguler: Biaya masuk, SPPS, serta biaya kegiatan & praktikum.
- Jalur Beasiswa: Biaya masuk, SPPS, serta biaya kegiatan & praktikum (mengacu pada MoU Beasiswa).
- Dalam kondisi yang sangat diperlukan, dapat dijadwalkan sesi diskusi online oleh Bidang Tata Usaha yang dihadiri oleh:
- Santri yang bersangkutan
- Orang tua/wali santri
- Bidang Kepesantrenan
- Bidang Pendidikan
- Bidang Tata Usaha (opsional)
- Pihak Pesantren memastikan tidak ada tekanan, konflik, atau kendala yang dapat diselesaikan tanpa pengunduran diri.
- Poin-poin diskusi mengacu pada form pengunduran diri yang telah ditentukan.
- Bidang Tata Usaha mengkonfirmasi kepada Bidang Pendidikan berkaitan dengan administrasi akademik santri.
Mutasi Akademik
- Santri dan orang tua/wali mengisi formulir permohonan pengunduran diri secara tertulis, sesuai dengan template yang telah ditentukan.
- Kemudian, formulir diserahkan ke Bidang Kepesantrenan dan Bidang Pendidikan untuk diketahui, untuk selanjutnya disetorkan ke Bidang Tata Usaha dalam bentuk hard file (print out) atau soft file (scan).
- Bidang Pendidikan melakukan pengecekan administrasi santri yang mengundurkan diri (rapor, surat mutasi dari SKB, biaya praktikum, dll) dan memberikan data administrasi ke Bidang Tata Usaha untuk ditindaklanjuti.
Penyelesaian Biaya Pendidikan
- Apabila santri memiliki kewajiban yang belum tertunaikan, maka dapat dilakukan prosedur sebagai berikut:
- Jika orangtua/wali belum sanggup untuk membayarkan kewajiban, maka Bidang Keuangan dapat berkoordinasi dengan Bidang Kepesantrenan untuk menyita barang berharga milik santri yang bersangkutan sebagai jaminan sementara, berupa laptop/handphone/barang lain yang senilai dengan jumlah tunggakan.
- Penyitaan berlaku sementara waktu, hingga kewajiban biaya pendidikan tertunaikan.
- Setelah seluruh persyaratan terpenuhi, Pesantren akan menerbitkan Surat Keterangan Santri Tidak Aktif/Pengunduran Diri/Surat Keterangan Pindah. Salinan surat disimpan sebagai arsip lembaga.
Teknis Perpulangan
- Santri wajib menyampaikan jadwal perpulangan ke Bidang Kepesantrenan, minimal h-2.
- Santri mengemasi seluruh barang pribadi dengan pendampingan dari tim Kepesantrenan.
- Barang-barang yang merupakan aset pesantren tidak diperbolehkan dibawa pulang seperti, ranjang, kasur, meja, kursi, loker, dll. Barang yang menjadi hak pribadi santri (misal: bantal) dapat dibawa pulang.
Keterangan
- Nomor Juknis: JN-014.14.11.2025
- Diresmikan: 14 November 2025
- Pembaruan: –