Penagihan Tunggakan Santri

Materi

1. Pada tanggal 11 setiap bulan (menyesuaikan hari aktif kerja), Bidang Tata Usaha membuat laporan pembayaran santri, meliputi jumlah tunggakan dan durasi keterlambatan.
2. Bidang Tata Usaha melakukan follow-up secara rutin (setiap hari Rabu) kepada orangtua/wali santri mengenai tunggakan. Pemberitahuan ini dapat disampaikan melalui pesan WhatsApp.
3. Tunggakan wajib dibayarkan selambat-lambatnya 60 hari terhitung dari dikeluarkannya laporan pembayaran santri. Apabila tidak ada upaya pembayaran, Bidang Tata Usaha membuat dan mengirimkan Surat Maklumat Pertama, yang berisi:
   • Rincian tunggakan.
   • Batas waktu pembayaran maksimal selama satu bulan.
   • Pemberitahuan penangguhan hak mengikuti KBM dan ujian.
   • Pemberitahuan apabila dalam jangka waktu satu bulan tidak ada upaya pencicilan minimal 50% dari tunggakan maka akan dikirimkan surat Surat Maklumat Kedua (Maklumat Perpulangan).
4. Jika poin 3 tidak terpenuhi, maka Bidang Tata Usaha berwenang mengirimkan Surat Maklumat Kedua (Maklumat Perpulangan) yang berisi rincian tunggakan serta informasi bahwa santri dipulangkan dan baru diperbolehkan kembali ke pesantren setelah seluruh tunggakan dilunasi.
5. Jika orangtua/wali santri telah melunasi tunggakan, maka Bidang Tata Usaha segera mencatat pembayaran, mengeluarkan kwitansi resmi, dan memperbarui status pembayaran santri.
6. Jika terjadi musibah, bencana alam atau keadaan darurat yang tidak terduga yang menimpa santri/wali santri, maka poin nomor 3-4, dapat disesuaikan dengan hasil koordinasi/musyawarah Bidang Tata Usaha dengan wali santri.

Pihak Terkait

• Bidang Tata Usaha
• Orangtua/wali santri

Terminologi

• Tunggakan: Jumlah biaya yang belum dibayar oleh santri/wali santri yang melewati batas waktu yang telah ditentukan, meliputi: biaya masuk, biaya SPP, biaya daftar ulang tahunan, dll.

Keterangan

• Nomor SOP: TU-SOP-016.05.09.2024
• Diresmikan: 5 September 2024
• Pembaruan: 16 Maret 2025
• Tim Penyusun:
  • Halimatus Safitri – Kepala Bidang Tata Usaha
• Tinjauan dan Validasi:
  • Sri Lestari- Kepala Bidang Keuangan